Analyses et besoins de votre entreprise
Que ce soit un premier projet ERP ou la migration d’une solution existante, le choix d’un logiciel ERP ne doit pas être pris à la légère. Choisir un ERP et opérer une telle solution va impacter les performances et la productivité de votre entreprise. Avant de commencer à comparer les différentes solutions sur le marché, la première étape sera de définir et formaliser précisément vos besoins.
En premier lieu, posez-vous les quelques questions qui définiront plus précisément votre projet et vous permettront d’analyser les besoins de votre entreprise :
• Quel est le type de votre organisation et votre industrie ?
• Quelles sont les exigences de votre organisation ?
• Qui sont vos utilisateurs ?
• Qui sont les personnes clefs de votre organisation? Combien de temps pourront-ils consacrer au projet?
• Quels sont les points faibles de votre système actuel?
• Est-ce que vos clients (et vos ventes) souffrent, à cause de ces lacunes?
• Quelles sont les fonctionnalités critiques pour vos opérations? Quelles sont celles qui vous manquent?
• Au cours des dix prochaines années, quels sont les projets de votre organisation?
• Quel budget êtes-vous prêt à investir ?
La liste peut sembler impressionnante et c’est le cas. Choisir un ERP et l’implanter sont des projets d’envergure pour votre entreprise et qui ont un impact significatif sur les opérations sensibles et critiques de celle-ci. Il est recommandé de prendre le temps nécessaire pour cette prise de décision et de consulter les points de vue de tous ceux qui travailleront avec et autour de ce projet d’implantation d’ERP : depuis la haute direction, les employés, mais également la production par exemple.
Pour faciliter la discussion, préparez des questionnaires et planifiez des rencontres de groupe. Vous parviendrez ainsi plus facilement à un consensus sur les besoins, leurs priorités et les critères pour le choix d’un ERP.
Votre travail consistera ensuite à classer ces priorités : de critiques, importantes, à secondaires. Assurez-vous ensuite de trouver un ERP qui répondra à tous les besoins critiques et satisfera la plupart des besoins très importants.
Lors de la recherche d’une solution de gestion intégrée, assurez-vous également de bien choisir l’éditeur ou l’intégrateur qui répondra à tous vos besoins et qui vous accompagnera dans le projet du début à la fin. La solution est une part importante du projet au même titre que les partenaires. Une implantation mal gérée ainsi qu’une solution non adaptée présentent des risques importants : complexité, délais, coûts supplémentaires et également des difficultés quant aux futures mises à jour.
Les critères techniques et l’agilité fonctionnelle
Outre les priorités de votre organisation, une des étapes importantes dans le choix de la parfaite solution pour vous sera bien sûr de répondre aux besoins et critères techniques.
La solution sélectionnée devra être assez flexible et modulable pour vous accompagner vers de nouvelles réalités. Si l’ERP que vous convoitez présente des limites excessives en termes de personnalisation, nous vous recommandons de chercher ailleurs.
Concernant les besoins et critères techniques, voici les points que vous devez considérer :
• Agilité et flexibilité : est-ce que la solution est suffisamment évolutive et flexible pour soutenir la croissance de l’entreprise ?
• Durabilité : est-ce que la solution pourra vous soutenir dans vos projets à moyen et long terme ? Quelle est sa capacité à innover, à proposer des mises à jour pertinentes ?
• L’intégration : avec ou sans partenaires ? Éditeur ou intégrateur ?
• Soutien et assistance : la solution sera-t-elle maintenue en interne ou doit-on reposer entièrement sur les services de l’intégrateur qui nous accompagne sur le projet ? Quelle est la qualité de l’accompagnement client (formations, disponibilité, réactivité, etc.)
• Cloud ? On prem ? Hybride ? Quelle méthode d’hébergement fonctionne le mieux pour votre structure ?
• La sécurité : quelle importance est accordée à la cybersécurité, le traitement et la sécurité des données, mais également les droits utilisateurs et le partage ou non des informations ?
• Le périmètre fonctionnel : comptabilité, finance, gestion d’entrepôts, etc. est que la solution choisie peut optimiser tous les processus et le fonctionnement des départements concernés ?
Une fois vos priorités définies et cadrées, l’intégrateur et/ou éditeur choisi viendra la phase d’implantation.
Les étapes clés de l’implantation
Selon vos besoins et votre projet, l’implantation d’une solution de gestion peut prendre de plusieurs semaines à plusieurs mois.
La mise en place d’un logiciel ERP va se dérouler en plusieurs phases :
Après le démarrage du projet s’en suit une phase d’analyse qui a pour but d’adapter l’offre aux besoins spécifiques de l’organisation. Cela sera le bon moment pour affiner la planification de votre projet ainsi que le calendrier d’implantation. Une implantation peut se dérouler en une ou plusieurs étapes selon vos besoins, la disponibilité des ressources, le périmètre du projet, les modules, etc.
Les jalons importants à valider lors de l’implantation seront les suivants :
• Les paramétrages,
• La mise en place,
• La phase de test,
• La formation,
• La livraison,
• Le support et l’assistance prendront ensuite le relais.
Choisir, non pas un bon ERP, mais le meilleur pour votre entreprise puis l’implanter sont des projets complexes et qui prennent du temps, mais pas insurmontables surtout lorsque vous êtes accompagnés par un partenaire de confiance. Vous avez désormais les clés en main pour faire le bon choix et réaliser ce projet de transformation numérique avec succès.
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