Par Justine Robinas de DansLeNuage.Quebec
La fonction primaire de votre CRM est dans son nom : « customer relationship manager », gestionnaire de relation client. Pourtant, un CRM peut faire bien davantage que de garder une liste à jour de vos prospects, vos clients et vos opportunités.
DANSLENUAGE.QUEBEC vous invite aujourd’hui à découvrir 4 fonctionnalités moins connues de Dynamics 365 et de la Power Platform de Microsoft.
OPTIMISEZ VOS FLUX DE DONNÉES AVEC LES WORKFLOWS DYNAMICS 365 ET LES FLUX POWER AUTOMATE
Les instances de base de Dynamics 365 Ventes, Service client ou Service après-vente viennent avec des processus automatisés que vous pouvez ensuite configurer pour les conformer aux processus de votre entreprise. Dans ces processus, certaines informations sont créées ou modifiées automatiquement ; par exemple, la création de compte et de contacts à la qualification d’un prospect.
Ces processus et automatisations suffisent amplement si vous n’avez pas modifié les formulaires et les champs système, mais qu’en est-il si vous avez ajouté des champs personnalisés dans vos formulaires? Comment ferez-vous pour passer des informations personnalisées récoltées dans une fiche de prospect vers le compte ou le contact créé, ou vers l’opportunité? Si vous fonctionnez sans automatisation, peut-être vos employés passent-ils les informations manuellement d’un enregistrement à l’autre, mais il s’agit d’une tâche qui peut être automatisée!
Dans le cadre de vos processus, vous avez probablement à envoyer des courriels régulièrement : avis de fermeture d’opportunité ou à la signature d’un devis, confirmation de réception d’un incident, confirmation de fermeture d’un incident. Vous pouvez certes créer des modèles de courriel à envoyer à vos clients, mais ces courriels doivent quand même être expédiés manuellement. Savez-vous que vous pourriez les automatiser?
Les workflows Dynamics 365 ont une interface facile à comprendre. Il suffit de configurer les conditions de déclenchement, puis vous pouvez créer des branches conditionnelles et faire des modifications dans des enregistrements, créer des nouveaux enregistrements ou envoyer des courriels à partir de modèles.
Les workflows Dynamics 365 peuvent aussi être imbriqués dans un processus d’affaires pour être déclenchés avec un simple bouton, ou se déclencher automatiquement aux changements de phase dans le processus.
Il s’agit d’une option simple et minimale pour automatiser des éléments dans votre base de données Dynamics 365, mais qu’en est-il si vous avez besoin de mettre à jour des informations dans un SharePoint, un fichier Excel partagé, ou un système externe?
Power Automate est un outil extrêmement puissant d’intégration et d’automatisation qui possède près de 400 connecteurs à l’intérieur et à l’extérieur des services Microsoft, par exemple avec Quickbooks, Trello, Google Calendar/Drive/Tasks, LinkedIn, Twitter, MailChimp, WordPress, Zendesk, ou encore une base de données SQL ou AWS. Cependant, utiliser Power Automate pour les utilisateurs non-techniques est beaucoup plus complexe qu’il n’y parait. Quand vous pensez à vos flux de données, si vous pensez avoir besoin d’un flux Power Automate, assurez-vous de faire appel à un partenaire expérimenté dans la mise en place et le maintien de flux Power Automate!
GÉREZ TÂCHES ET RENDEZ-VOUS DANS DYNAMICS 365, OUTLOOK ET TEAMS EN 1 SEUL ENDROIT
Les intégrations entre Dynamics 365 et Outlook ou Microsoft Teams sont puissantes et conçues pour maximiser votre productivité.
Avec l’app Dynamics 365 pour Outlook, vous pouvez certes faire suivre vos courriels dans les fiches de comptes et de contacts, dans les prospects, dans les opportunités, mais savez-vous que vous pourriez aussi faire suivre vos tâches et vos rendez-vous? Il suffit de créer votre rendez-vous ou votre tâche dans l’enregistrement de votre choix à partir du module de chronologie :
Votre tâche ou votre rendez-vous se retrouvera automatiquement dans vos tâches Outlook ou dans votre calendrier, sans action supplémentaire de votre part.
De plus, quand vous créez votre rendez-vous, vous pouvez automatiquement générer une invitation Teams pour vos rendez-vous en ligne : mettez simplement le « Réunion Teams » à « Oui », et votre invitation sera acheminée automatiquement à votre invité après l’enregistrement du rendez-vous !
Cependant, l’intégration Teams ne s’arrête pas là ! Augmentez votre capacité à collaborer avec vos collègues en utilisant les intégrations de Teams dans Dynamics 365 et l’intégration de Dynamics 365 dans Teams. Avec cette intégration, vous pouvez :
- Générer des conversations Teams liées à des enregistrements dans votre Dynamics 365 ;
- Ouvrir vos conversations Teams et envoyer un message à n’importe quel destinataire à partir de Dynamics 365 ;
- Épingler un enregistrement de Dynamics 365 dans un canal Teams ou une conversation privée ;
- Mettre à jour un enregistrement épinglé dans un canal ou une conversation Teams ;
- Partager un enregistrement Dynamics 365 dans Teams et prévisualiser les informations de l’enregistrement.
Vous rendrez ainsi vos suivis plus efficaces et plus transparents en maintenant un canal de communication en continu avec vos collègues, sans perdre de vue le sujet de vos discussions !
AUGMENTEZ LES PROCESSUS POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ
Si vous utilisez Dynamics 365, vous savez déjà ce que sont les flux de processus d’affaires (business process flows). Cet outil visuel a pour but de guider vos collègues et employés dans l’utilisation quotidienne de Dynamics 365 : vous pouvez ainsi intégrer un guide intelligent sur vos processus d’affaires et empêcher des oublis qui auront des impacts négatifs importants plus tard.
Cependant, savez-vous que vous pouvez non seulement modifier ces processus, mais également les augmenter significativement? Dans les processus, vous pouvez :
- Créer des branches conditionnelles qui permettent d’adapter votre processus pour différents cas de figure : des opportunités pour différents types de produit avec différentes étapes de validation, des opportunités conçues pour différents types de clients, etc.
- Embarquer des flux Power Automates ou des workflows Dynamics 365 dans vos processus, soit en tant que processus à la demande (par un bouton d’exécution), soit de manière automatique au changement de phase dans le processus.
- Mettre des informations obligatoires seulement à certaines étapes du processus (par exemple, entrer des informations pour préparer un bon de travail pour la facturation seulement à l’étape de validation du bon de travail).
- Intégrer des étapes dans plus d’une table (jusqu’à 5) dans le même processus, par exemple : ajoutez des étapes de validation des factures dans Dynamics 365 à la complétion des bons de travail, intégrez une table personnalisée dans un processus, et plus encore.
Ces processus peuvent être créés et embarqués sur des tables personnalisées pour encadrer des processus propres à votre entreprise. Si vous avez des licences Dynamics 365 Entreprise, vous avez déjà la possibilité de créer un nombre illimité de tables personnalisées et de processus ! Si vous utilisez des fichiers Excel pour gérer des éléments de votre entreprise, simplifiez la vie de vos employés et pensez à faire une intégration avec vos données déjà existantes de manière simple et efficace via Power Apps & Dynamics 365 !
CRÉEZ DES FORMULAIRES DYNAMIQUES ET INTELLIGENTS GRÂCE AUX RÈGLES DE MÉTIER
Vos collègues sont confus devant l’abondance de champs dont ils n’ont pas besoin dans les formulaires de comptes, contacts, prospects, opportunités ? Ils ne savent pas quels champs remplir, dans quelles conditions? Certaines informations importantes sont souvent oubliées ? Évitez les erreurs de saisie et simplifiez la vie de vos collègues en augmentant vos formulaires pour les rendre dynamiques et intelligent, le tout, sans code!
L’interface de création des règles de métier utilise une logique simple de « si / alors ». Configurez votre condition rapidement et simplement en sélectionnant le champ dans la liste, puis les critères pour activer la règle. Vous pouvez modifier votre formulaire selon l’option choisie dans une liste déroulante, selon si un champ est rempli ou non, selon si un champ numérique excède ou est en-dessous d’une certaine valeur, et plus encore.
Une fois la condition rencontrée, vous pouvez configurer les actions suivantes :
- Afficher ou cacher un champ ;
- Verrouiller ou déverrouiller un champ ;
- Rendre un champ facultatif ou obligatoire ;
- Afficher un avertissement ou un avis ;
- Afficher un message d’erreur ;
- Définir une valeur par défaut (qui sera entrée si le champ est vide) ;
- Définir une valeur (qui remplacera la valeur dans le champ si elle est déjà existante).
Vous pourrez ainsi réduire le nombre de champs inutiles affichés dans un formulaire pour aider vos collègues à savoir quels champs remplir et dans quelles conditions, rendre des champs obligatoires pour éviter qu’ils ne soient oubliés, afficher des avertissements pour simplifier les processus, remplir des champs automatiquement pour réduire le fardeau de saisie, et encore plus.
De plus, saviez-vous que vous pouvez avoir plus d’un formulaire pour une même table (comptes, contacts, prospects, opportunités, etc.) ? Les formulaires peuvent être activés dans certaines applications seulement (par exemple, vous pouvez avoir un formulaire de compte pour les ventes et un autre pour les agents de service à la clientèle), montrant seulement les informations dont chacun a besoin pour effectuer son travail. Vous pouvez aussi sécuriser vos données en créant des formulaires accessibles seulement avec un rôle de sécurité donné—votre formulaire pour les représentants peut avoir certains champs verrouillés que seuls les superviseurs peuvent modifier, ou certaines informations peuvent être confidentielles sans un certain niveau d’autorisation (avec les profils de sécurité de colonne).
Les règles de métier peuvent s’appliquer à tous les formulaires d’une table, ou à un formulaire seulement! Vous pouvez ainsi personnaliser les fonctions d’un formulaire selon les personnes à qui il s’adresse, vous donnant un contrôle exceptionnel sur les formulaires sans aucun code à saisir.
Conclusion
Dynamics 365 est l’une des plateformes applicatives les plus puissantes et les plus flexibles pour les entreprises d’aujourd’hui, et elle pourra vous suivre pour les besoins de demain. La plateforme est constamment augmentée et mise à jour pour vous aider à augmenter votre productivité, avoir un meilleur contrôle sur vos données et automatiser vos processus pour simplifier le travail de vos employés et collègues.
Connaissiez-vous tous les éléments dont nous avons parlé dans cet article ? Dynamics 365 est facile à mettre en place, mais le personnaliser selon vos besoins peut être une tâche beaucoup plus ardue et complexe qu’elle ne le semble à première vue. Mettez votre Dynamics 365 entre les mains du bon partenaire pour vous assurer d’utiliser l’outil que vous payez à son plein potentiel !
