Combien de fois un client vous a demandé qu’une tâche se produise chaque matin ?

Par exemple: qu’un courriel soit envoyé tous les jours pour rappeler aux destinataires les tâches qu’ils doivent accomplir

L’idée est de créer un workflow qui sera appelé chaque jour sur tous les items de la liste. Pour que ce workflow soit appelé tous les jours, on applique une stratégie de gestion des informations (retention strategy) qui se déclenche sur une date (colonne de type date dans notre liste). À chaque appel du workflow (pour un élément donné) la date est incrémentée pour que la stratégie soit relancée le jour suivant.

3 étapes à suivre

  • Créer un workflow pour la liste
  • Définir une stratégie de gestion des informations
  • Modifier la période de déclenchement pour les stratégies de gestion des informations

Créer un workflow pour la liste

Ce workflow sera appelé pour tous les éléments de la liste.

Si on veut que les opérations journalières ne soient déclenchées qu’une fois par jour, on nomme un élément avec un titre particulier (ex. NEJAMAISEFFACER) et le workflow fait un test sur le titre de l’élément pour savoir s’il faut s’exécuter ou non. Pour masquer cet élément dans la liste, on utiliser un filtre dans les vues.

Le workflow est simplifié au maximum:

  • Création d’un élément dans la liste: Create item…
  • Mise à jour de la date d’expiration pour pouvoir déclencher le workflow le lendemain: Set Expire le to Today

Workflow journalier

Dans cet exemple, un élément est créé dans une liste (Babillard) et la date d’expiration de l’élément NEJAMAISEFFACER est mise à jour (soit aujourd’hui).

Définir une stratégie de gestion des informations

Cette stratégie de gestion des informations doit être déclenchée quand la date d’expiration est égale à la journée précédente (Expire le + 1 jour).

Pour aller dans l’écran de stratégie de gestion des informations:

Parametres de la strategie de gestion des informations

Sélectionner le type de contenu des éléments de la liste:

Strategies de type de contenu

Sélectionner Définir une stratégie…

Definir une strategie

Cliquer sur Ajouter une étape de rétention… pour en ajouter une.

Activer la retention

Configurer:

  • Mettre à jour la période de déclenchement: colonne Expire le + 1 jour
  • Sélectionner le workflow créé précédemment
  • Activer la répétition de la stratégie de rétention et préciser sa périodicité à 1 jour

Proprietes de letape

Modifier la période de déclenchement pour les stratégies de gestion des informations

Par défaut, les politiques de rétention sont vérifiées une fois par semaine. Dans notre cas, on veut faire en sorte qu’elles soient vérifiées tous les jours.

Les travaux concernés sont :

  • Stratégie de gestion des informations (Information management policy)
  • Stratégie d’expiration (Expiration policy).

Stratégie de gestion des informations interprète les règles à suivre et Stratégie d’expiration les applique. Il faut donc les lancer dans cet ordre.

À partir de l’Administration Centrale, aller dans Analyse è Examiner les définitions de travail. Naviguer dans la liste des travaux et sélectionner le travail Stratégie de gestion des informations pour l’application web concernée.

Changer la Planification périodique à Tous les jours en spécifiant une heure de début et une heure de fin selon les besoins.

Faire la même chose pour Stratégie d’expiration.

Attention: au moment de configurer l’heure de début, mettre une heure plus tardive que pour le travail Stratégie de gestion des informations car ce dernier doit être lancé en premier.

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