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Quelles sont les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Dynamics GP 2018 ?

Ça y est, vous l’attendiez et elle est arrivée !

La version 2018 est essentiellement axée sur les demandes d’améliorations demandées par les utilisateurs. Au cours des derniers mois, les utilisateurs actuels de Microsoft Dynamics GP ont communiqué, via le site Customer Source Connect, de nombreuses suggestions de nouvelles fonctionnalités pour améliorer la solution. Bien que Dynamics GP soit un produit très mature où l’on retrouve déjà toutes les fonctionnalités majeures que l’on s’attend à voir dans un système de gestion intégré de cette envergure, la réalité et les besoins des utilisateurs ne cessant d’évoluer, Microsoft recueille sans cesse les demandes de ses utilisateurs dans le but de répondre à leurs réels besoins. Avec Microsoft Dynamics GP 2018, vous retrouverez donc les fonctionnalités de base complètes dont vous avez besoin pour vos opérations courantes en plus d’une série d’améliorations applicatives et une expérience utilisateur améliorée.

Quelles sont les principales aires d’amélioration ?

1. Expérience utilisateur

Microsoft Dynamics GP 2018 donne aux utilisateurs des moyens plus simples et plus rapides d’obtenir et de trouver les données qu’ils recherchent. Vous découvrirez avec plaisir de nouvelles options de tri qui favorisent un accès plus rapide aux données. Certains ajouts offrent aussi également une meilleure expérience utilisateur avec le client Web.

2. Annexe de documents

Connu sous le nom de Comprenhensive Doc Attach, il est maintenant possible d’ajouter, d’accéder ou de modifier des fichiers annexés par le biais des fenêtres principales (Master Records), des fenêtres d’interrogation (Inquiry) ou des fenêtres de transactions (Transaction Entry).

3. Optimisation des services financiers

Microsoft Dynamics GP 2018 vous permet d’en faire encore plus, plus efficacement ! Il vous est dorénavant possible d’imprimer ou d’envoyer par courriel un état de compte directement à partir de la fiche client. Le générateur de bons de commande ouvre maintenant la liste détaillée des bons de commandes avec en bonus des options de filtres. Les options de paramètres fournisseurs ne sont pas non plus en laisse avec de nouvelles fonctionnalités, notamment un chèque par facture.

4. Flux de Travail (Workflow)

Microsoft Dynamics GP 2018 continu d’étendre ses capacités de gestion du workflow. En plus des nouveaux flux de travail disponibles dans de nouveaux modules tels que celui des comptes du grand livre ou celui de la réception des achats (factures de bons de commande), vous trouverez des fonctionnalités supplémentaires telles que l’envoi de courriels de rappel automatisé, la possibilité de sortir des rapports de flux de travail et la gestion/création des flux de travail facilitée par le biais d’une fonction de copiage des étapes de flux de travail ( « Copy Workflow Steps »).

5. Conciliation bancaire

Ajout d’options de tri additionnelles au niveau des conciliations bancaires, un bel ajout qui permettra à l’utilisateur plus d’options afin qu’il soit plus facile de trouver des transactions lors du processus de conciliation.

6. Puissance des données

Microsoft Dynamics GP 2018 offre une prise en charge de la pagination (Paging) et du filtrage (Filtering) dans OData, la prise en charge de OData V4 et la disponibilité d’un ensemble prédéfini de contenu GP pour Power BI (Microsoft Dynamics GP Power BI Content Pack).

7. Power BI

Avec le « Content Pack » Power BI vous aurez accès à des rapports prédéfinis pour vos modules financiers, de ventes, d’achats et d’inventaires. Chaque rapport est prédéfini avec les relations entre les tables de Dynamics GP et contient divers filtres pour faciliter l’affichage d’informations importantes pour vous ainsi que des colonnes calculées qui peuvent être affichées dans vos rapports Power BI. Cette liste est loin d’être exhaustive. Elle devrait par contre vous convaincre de l’importance de cette nouvelle version de Microsoft Dynamics GP. Nous offrirons sous peu plus de détails sur ces nouvelles fonctions et beaucoup d’autres lors de notre « Journée Expérience 2018 » Soyez à l’affût ! Pour plus d’information sur notre événement « Journée Expérience 2018 » ou une séance de consultation personnalisée sur le processus de migration vers Microsoft Dynamics GP 2018, contactez-nous à info@negotium.com ou par téléphone à +1 (514) 871-0470 | +1 (888) 213-5111

Confus en ce qui concerne Microsoft Dynamics F&O/AX ?

C’est tout à fait compréhensible. La solution d’affaires Dynamics AX s’est présentée sous différentes appellations au cours des dernières années, notamment :
  • Microsoft Dynamics 365 for Finance & Opération, Édition Entreprise (Juillet 2017)
  • Microsoft Dynamics 365 for Opération (Octobre 2016)
  • The new Dynamics AX (Février 2016)
  • AX7
  • Microsoft Dynamics AX 2009, 2012, 2012 R2, 2012 R3
  • Microsoft Dynamics AX V5
  • AX v2.5, v3, v4
  • Axapta

Microsoft Dynamics F&O aujourd’hui :

Microsoft Dynamics 365 for Finance & Opération, Édition Entreprise est avant tout un système ERP (Entreprise Resource Planning). Ce produit est lié au groupe de produits Microsoft Dynamics 365. La solution comprend plus de 26 modules différents vous permettant de gérer l’entreprise dans son ensemble. La solution supporte 32 langues dont le français, l’anglais, espagnol, le japonais et bien d’autres, celle-ci fonctionne en multidevises, en mode multi-compagnie et multi-entrepôts selon vos besoins. Du grand livre jusqu’au suivi de la production, la solution touche aussi entres autres à l’approvisionnement, la vente et le marketing, la vente au détail, la planification. À partir des comptes du Grand livre, vous pouvez faire un forage jusqu’au détail même d’une transaction d’inventaire, de fabrication ou de vente. La solution grandie avec vous selon vos besoins. Vous pouvez utiliser seulement une partie du système, un module ou un groupe de modules. Une chose est sûre, tout bon gestionnaire sait que si vous utilisez le Grand livre et que votre système vous permet de vous rendre au détail de la transaction sans faire 3 téléphones pour avoir l’information juste, c’est beaucoup plus productif.

Un peu d’histoire :

Chaque changement de nom représente des ajouts de fonctionnalités et de meilleures intégrations.
  • Microsoft Dynamics 365 for Finance & Opération, Édition entreprise : La solution permet maintenant de fonctionner en mode infonuagique ou On-Premise ( vous fonctionnez sur vos serveurs au lieu de ceux de Microsoft).
  • Microsoft Dynamics 365 pour Opération : La solution fonctionnait seulement en mode infonuagique sur les serveurs de Microsoft. Celle-ci fait partie du groupe de produits Microsoft Dynamics 365. Elle contient toujours les 26 modules ERP qui vous permettent de gérer l’ensemble de votre entreprise.
  • The new Dynamics AX : Microsoft a transféré la fonctionnalité de serveur SQL à SQL Azure. La fonctionnalité client a passé en mode WEB à partir de ce moment. L’intégration avec Excel a augmenté de façon encore plus spectaculaire, tout comme l’intégration avec Outlook, Word et Power BI.
  • AX7 : Le nom utilisé avant la mise en route de la version The new Dynamics AX. AX7 représente surtout un nom de code de produit que les gens utilisaient pour se retrouver. La documentation initiale des fonctions infonuagiques se retrouvaient sous ce nom.
  • Microsoft Dynamics AX 2012 R3 : Cette version est en mode client-serveur utilisant SQL comme base de données. Elle contient plus de 26 modules, dont des ajouts de modules qui permettent l’utilisation des appareils mobiles pour la gestion d’entrepôts.
  • Microsoft Dynamics AX 2012 R2 : Cette version est en mode client-serveur. Plus de 20 modules sont disponibles dans la solution.
  • Microsoft Dynamics AX 2012 : Plusieurs changements ont été apportés au mode client afin d’y ajouter des fonctionnalités en lien avec Excel et Word. Ceci permet d’augmenter le niveau d’intégration et d’augmenter la productivité des utilisateurs connaissant déjà Excel. Par ailleurs, le fonctionnement du paiement de licence a été modifié à partir de cette version.
  • Microsoft Dynamics AX 2009 : Cette version est en mode client-serveur. Plus de 20 modules sont disponibles et l’entreprise avait la possibilité de choisir les modules qu’elle installait.
  • Microsoft Dynamics AX V5 : C’est la version même version que Dynamics AX 2009.
  • AX v4 : Plusieurs ajouts et améliorations ont été apportées aux modules existants.
  • AX v3. Plusieurs améliorations ont été apportées au niveau des modules.
  • AX v2.5 : Plusieurs améliorations ont été apportées au niveau des modules.
  • Axapta : Son nom provient de la première version.
Ce qui est important de retenir c’est que Dynamics AX n’a cessé d’innover à travers le temps, dès la version 2012 ont retrouvait une gamme complète de modules qui se trouve maintenant dans Microsoft Dynamics 365 pour Finance & Opération, Édition Entreprise.

Découvrez la liste complète de ces modules ci-dessous :

  • Grand Livre
  • Comptabilité client
  • Comptabilité fournisseur
  • Budget
  • Immobilisation
  • Ressources humaines
  • Approvisionnement
  • Vente et marketing
  • Gestion d’information sur les produits
  • Gestion des stocks (inventaire)
  • Gestion des entrepôts (avec appareils mobile tel que scanner)
  • Gestion de transports
  • Ventes au détail, centre d’appels
  • Planification
  • Contrôle de la production
  • Gestion des services
  • Gestion de projets et comptabilité
  • Administration d’organisation
  • Administration du système

Votre ERP vous verrouille-t-il dans des processus non-adaptés à votre réalité ?

Comment évalueriez-vous le degré d’exactitude des données que vous consultez ? Êtes-vous prêts à parier que tous les membres de votre équipe suivent les processus de l’entreprise et saisissent toutes les informations sur lesquelles vous basez vos décisions dans le système de l’entreprise ? Combien de solutions de contournement pensez-vous que vos employés utilisent pour mener à bien leurs tâches quotidiennes ? Inquiétant ? Mais pourquoi en vient-on à utiliser des solutions de contournement malgré les procédures déjà bien établies ? La réponse est simple :  C’est souvent en partie parce que le système qu’ils utilisent ne travaille pas de la même manière que les utilisateurs!  Ceux-ci font appel aux solutions de contournement lorsque le système qu’ils utilisent est trop compliqué à utiliser ou trop lent. Ils usent donc de ruses pour traiter de manière alternative les processus d’affaires en dehors du système ERP, CRM ou autres applications d’affaires. Des moyens ingénieux certes, mais dangereux. On ne parle pas seulement ici d’information générale, mais aussi de la saisie de données importantes tels que :
  • Les chiffriers sur lesquels les membres de votre force de ventes conservent la liste de leur pipeline et opportunités à venir;
  • Les notes manuscrites où sont listées les directives d’expédition liées à chacune des livraisons de vos clients;
  • Le calendrier qui détaille les affectations de la semaine suivante;
  • Le budget qui est partagé par courriel à chaque Directeur de département pour fin de mise à jour à chaque début du mois;
  • Les tâches à accomplir et suivis à faire inscrits sur des « Post It »;
Non seulement cette pratique fausse les données sur lesquelles vous basez vos décisions, mais elle empêche aussi à l’information d’être partagée à travers toute la compagnie. Par conséquent, certaines informations ne sont pas prises en compte et peuvent être perdue. La propriété intellectuelle de votre entreprise est maintenue à l’extérieur de votre système de gestion, sans protection. Bref, c’est le corps même de votre entreprise qui est à risque ! Que faire? En théorie, on ne devrait faire appel à aucune méthode externe au ERP pour accomplir ses tâches.  En pratique, le système devrait faire tout ce dont on a besoin.  Néanmoins, il est très difficile d’éviter toutes les manœuvres de contournement.  Donc, que faire lorsque celles-ci deviennent la norme et comment tracer nos limites ? D’abord, il faut identifier la source du problème. En général, il s’agit de l’une des 2 raisons suivantes : 1) le système ERP que vous utilisez ne permet pas d’effectuer les tâches adéquatement et/ou 2) l’utilisateur ne sait pas comment faire les tâches dans le système.  Dans les deux cas, vous avez un problème d’adoption qui touche les processus.  Il devient donc nécessaire de procéder à un audit afin d’évaluer les processus de l’entreprise par rapport à la capacité des utilisateurs et du système. Des conditions ont peut-être changées depuis l’adoption initiale du système qui font que celui-ci n’est tout simplement plus adaptés aux réalités de votre entreprise d’aujourd’hui. Saviez-vous que :
  • En améliorant leur taux de productivité, de processus de commande et de prises de décision, les entreprises du mid-market ont augmenté la performance de livraison livrée à temps de 24% en moyenne (Aberdeen Group)?
  • Que les entreprises qui fournissent à leurs employés un environnement dont les outils sont interconnectés améliorent le taux de productivité de leurs employés de 20-25% en moyenne ? (The McKinsey Global Institute)
  • 23% des dirigeants sont dans l’incapacité de faire croitre leur entreprise aussi vite qu’ils le voudraient à cause de l’inadaptabilité de leur système ERP ? (Mint Jutras).
Ne tentez surtout pas de résoudre les problématiques de façon temporaire.  Si vous avez pu constater des problématiques au niveau de processus mal définis ou mal suivis, vous ne voyez surement que la pointe de l’iceberg!  Il est fort probable que bien d’autres problèmes seront découverts.  Agissez maintenant !

Liste des meilleures pratiques pour l’implémentation d’un site de relève dans Azure

Introduction à Azure Site Recovery

Si vous êtes familier avec Microsoft Azure, vous connaissez probablement la solution de Microsoft, Azure Site Recovery (ASR), conçue pour la reprise après sinistre. En tant que service (DRaaS), Azure Site Recovery vous permet de garder vos machines virtuelles en sécurité dans le nuage et peut être également utilisé comme outil de migration pour vos applications.

Flexibilité

Vous pouvez utiliser ASR avec une variété de systèmes : Hyper-V, VMware ainsi que les serveurs physiques. Vous êtes en contrôle de choisir quelle machine doit être répliquée ainsi que de la politique que vous souhaitez appliquer. Le trafic de la réplication utilise le port 443 ce qui veut dire que vous n’avez pas besoin de VPN pour copier vos données. Vous devrez, par contre, avoir un VPN en place vers Azure pour le trafic des machines qui seront hébergées en cas de désastre.

Liste des meilleures pratiques pour l’implémentation d’un site de relève

  1. Effectuez une évaluation des risques pour chaque application, car chacune peut avoir des exigences différentes. Certaines applications sont plus critiques que d’autres et justifieraient le coût supplémentaire pour l’architecture d’un plan de reprise après sinistre.
  2. Utilisez ces informations pour définir le RTO et le RPO pour chaque application. (voir la définition de RTO et RPO ci-dessous)
  3. Prévoyez les défaillances possibles, à commencer par l’architecture de l’application.
  4. Mettez en œuvre les meilleures pratiques en matière de haute disponibilité tout en équilibrant les coûts, la complexité et les risques.
  5. Mettez en œuvre des plans et processus de reprise après sinistre :
    1. considérez les échecs au niveau des applications jusqu’à la panne complète du cloud ;
    2. établissez des stratégies de sauvegarde pour toutes les données de référence et transactionnelles ; et
    3. choisissez une architecture de récupération après sinistre multisite.
  6. Définissez un propriétaire spécifique pour les processus de récupération après sinistre, l’automatisation et les tests. Le propriétaire doit gérer et posséder tout le processus.
  7. Documentez les processus afin qu’ils soient facilement répétables. Bien qu’il y ait un seul propriétaire, plusieurs personnes devraient être en mesure de comprendre et de suivre les processus en cas d’urgence.
  8. Formez le personnel à la mise en œuvre du processus.
  9. Utilisez des simulations de catastrophe pour la formation et la validation du processus.

Durée maximale d’interruption admissible (DMIA) ou Recovery Time Objectives (RTO)

La DMIA ou RTO fait référence à la quantité de temps déterminée par votre entreprise pour être de retour en service après qu’une catastrophe ou une perturbation se soit produite. Plus l’application est critique, plus la DMIA ou RTO doit être bas.

Perte de données maximales admissibles (PDMA) ou Recovery Point Objective (RPO)

La PDMA ou RPO est un point dans le temps qui fait référence à la quantité acceptable de données perdues en raison de la récupération suite à un désastre.

Le service ASR est maintenant disponible dans les régions canadiennes. Vous pouvez vérifier les services offerts dans chaque région au lien suivant : https://azure.microsoft.com/en-us/regions/services/.  Davantage de services et de fonctionnalités continuent d’être ajoutés périodiquement. 

Liens utiles :

https://docs.microsoft.com/en-us/azure/site-recovery/site-recovery-overview

https://docs.microsoft.com/en-us/azure/site-recovery/site-recovery-best-practices

https://docs.microsoft.com/en-us/azure/site-recovery/site-recovery-components

12 signes qu’il est temps de changer votre ERP !

Explorons ensemble les 12 signes qui indiquent que vous pourriez bénéficier d’une solution d’affaires optimisée en changeant d’ERP ! 12 signes qu’il est peut-être temps de changer ou optimiser votre ERP :
  1. Est-ce que votre ERP vous verrouille dans des processus non adaptés à votre réalité ?
  2. Vos employés travaillent-ils à l’extérieur du ERP ?
  3. La feuille de route de votre développeur ERP est-elle claire et innovatrice ?
  4. Votre ERP vous permet-il de profiter des innovations technologiques infonuagiques ?
  5. Êtes-vous dépendant de quelques personnes clés qui détiennent toutes les connaissances ?
  6. Votre coût total de possession est-il élevé ?
  7. Utilisez-vous plusieurs applications qui ne communiquent pas entre elles ?
  8. Expérimentez-vous fréquemment des délais ou pannes de système ?
  9. Êtes-vous limité par les fonctionnalités de base qu’offre votre ERP ?
  10. Votre système ERP vous offre-t-il une gamme de rapports et d’analyses d’affaires (BI) ?
  11. Votre système vous permet-il de profiter de la technologie mobile ?
  12. Œuvrez-vous dans un contexte multilingue ou multi-compagnie ?
Si ces questions ont soulevé quelques préoccupations, votre investissement initial pourrait bien être en péril et il serait peut-être temps pour vous de considérer la mise à jour ou remplacement de votre système ERP ! Lorsque vous envisagez d’implanter un système ERP moderne pour remplacer une solution obsolète ou développée à l’interne,  il est important de considérer l’investissement requis. Néanmoins les bénéfices sous-jacents vous aideront à faire face aux défis inhérents à la gestion de votre entreprise tout en réduisant vos coûts de productivité. Voici les bénéfices que vous obtiendrez en adoptant une solution ERP moderne :
  • Augmentation de la satisfaction des clients
  • Amélioration du service à la clientèle et du support
  • Augmentation du taux utilisation
  • Augmentation des ventes
  • Augmentation de la satisfaction de l’utilisateur
  • Amélioration et automatisation des processus d’affaires
  • Augmentation de la rapidité et de l’intégrité de l’information
  • Amélioration des solutions analytiques
  • Amélioration du processus des prévisions
  • Augmentation du contrôle
  • Augmentation de la précision des données

Découvrez les nouveautés de Microsoft Dynamics GP dans notre webinaire !

De quoi traite ce webinaire ?

Ce webinaire vous donne un survol des nouveautés apportées dans la version Dynamics GP 2016 tout en faisant un bref retour sur quelques fonctionnalités de la version Microsoft Dynamics GP 2015R2.

Par ailleurs, ce webinaire présente un aperçu de Business Analyzer, un outil intégré, qui offre des indicateurs de performance et vous permet de regrouper vos graphiques et rapports financiers préférés afin d’améliorer votre expérience utilisateur. D’autre part, ce webinaire présente également les différentes versions disponibles de Jet Reports (Jet Express, Jet Professional et Jet Enterprise), un outil de reporting Excel qui permet de gérer vos rapports en temps réel directement à même votre ERP Microsoft Dynamics.

Visionnez maintenant !

À propos de Microsoft Dynamics GP 

L’un des avantages de la solution Microsoft Dynamics GP est son haut niveau d’intégration avec un vaste écosystème de produits ce qui permet d’offrir un produit complet qui répond de façon personnalisée aux différents besoins de votre entreprise, tels que :

  • La création de dashboards personnalisés qui vous permettent d’obtenir une vue d’ensemble sur vos données ainsi qu’un accès à des KPI
  • L’exploitation d’un nombre élevé de données qui proviennent de plusieurs points d’entrées
  • L’uniformité de vos données

Vous cherchez à améliorer votre niveau de productivité et être plus concurrentiel ?  Soyez informez sur les dernières nouvelles de Microsoft Dynamics GP, en écoutant ce webinaire sur Microsoft Dynamics GP et son écosystème de produits compagnons.

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