Votre ERP vous verrouille-t-il dans des processus non-adaptés à votre réalité ?

Comment évalueriez-vous le degré d’exactitude des données que vous consultez ? Êtes-vous prêts à parier que tous les membres de votre équipe suivent les processus de l’entreprise et saisissent toutes les informations sur lesquelles vous basez vos décisions dans le système de l’entreprise ? Combien de solutions de contournement pensez-vous que vos employés utilisent pour mener à bien leurs tâches quotidiennes ? Inquiétant ?

Mais pourquoi en vient-on à utiliser des solutions de contournement malgré les procédures déjà bien établies ?

La réponse est simple :  C’est souvent en partie parce que le système qu’ils utilisent ne travaille pas de la même manière que les utilisateurs!  Ceux-ci font appel aux solutions de contournement lorsque le système qu’ils utilisent est trop compliqué à utiliser ou trop lent. Ils usent donc de ruses pour traiter de manière alternative les processus d’affaires en dehors du système ERP, CRM ou autres applications d’affaires. Des moyens ingénieux certes, mais dangereux.

On ne parle pas seulement ici d’information générale, mais aussi de la saisie de données importantes tels que :

  • Les chiffriers sur lesquels les membres de votre force de ventes conservent la liste de leur pipeline et opportunités à venir;
  • Les notes manuscrites où sont listées les directives d’expédition liées à chacune des livraisons de vos clients;
  • Le calendrier qui détaille les affectations de la semaine suivante;
  • Le budget qui est partagé par courriel à chaque Directeur de département pour fin de mise à jour à chaque début du mois;
  • Les tâches à accomplir et suivis à faire inscrits sur des « Post It »;

Non seulement cette pratique fausse les données sur lesquelles vous basez vos décisions, mais elle empêche aussi à l’information d’être partagée à travers toute la compagnie. Par conséquent, certaines informations ne sont pas prises en compte et peuvent être perdue. La propriété intellectuelle de votre entreprise est maintenue à l’extérieur de votre système de gestion, sans protection. Bref, c’est le corps même de votre entreprise qui est à risque !

Que faire?

En théorie, on ne devrait faire appel à aucune méthode externe au ERP pour accomplir ses tâches.  En pratique, le système devrait faire tout ce dont on a besoin.  Néanmoins, il est très difficile d’éviter toutes les manœuvres de contournement.  Donc, que faire lorsque celles-ci deviennent la norme et comment tracer nos limites ? D’abord, il faut identifier la source du problème.

En général, il s’agit de l’une des 2 raisons suivantes : 1) le système ERP que vous utilisez ne permet pas d’effectuer les tâches adéquatement et/ou 2) l’utilisateur ne sait pas comment faire les tâches dans le système.  Dans les deux cas, vous avez un problème d’adoption qui touche les processus.  Il devient donc nécessaire de procéder à un audit afin d’évaluer les processus de l’entreprise par rapport à la capacité des utilisateurs et du système. Des conditions ont peut-être changées depuis l’adoption initiale du système qui font que celui-ci n’est tout simplement plus adaptés aux réalités de votre entreprise d’aujourd’hui.

Saviez-vous que :

  • En améliorant leur taux de productivité, de processus de commande et de prises de décision, les entreprises du mid-market ont augmenté la performance de livraison livrée à temps de 24% en moyenne (Aberdeen Group)?
  • Que les entreprises qui fournissent à leurs employés un environnement dont les outils sont interconnectés améliorent le taux de productivité de leurs employés de 20-25% en moyenne ? (The McKinsey Global Institute)
  • 23% des dirigeants sont dans l’incapacité de faire croitre leur entreprise aussi vite qu’ils le voudraient à cause de l’inadaptabilité de leur système ERP ? (Mint Jutras).

Ne tentez surtout pas de résoudre les problématiques de façon temporaire.  Si vous avez pu constater des problématiques au niveau de processus mal définis ou mal suivis, vous ne voyez surement que la pointe de l’iceberg!  Il est fort probable que bien d’autres problèmes seront découverts.  Agissez maintenant !

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