#PowerBI – Êtes-vous prêt à relever le challenge?

Power BI correspond à l’offre Intelligence d’affaire de Microsoft. Cette solution est distribuée en mode SaaS. C’est-à-dire qu’elle est disponible depuis le nuage de services de l’éditeur mais aucune version de cette application n’est actuellement proposée en mode Serveur, c’est-à-dire On Premises. Pour les installations dans vos infrastructures, Microsoft propose d’autres solutions aujourd’hui rassemblées dans SQL Server. Cette offre évolue énormément actuellement avec l’arrivée de nouvelles offres technologiques comme Datazen qui vient enrichir le potentiel de SQL Server Enterprise. Mais l’objet de ce billet est de présenter comment tester et démarrer Power BI rapidement en bénéficiant de support grâce à notre offre Challenge PowerBI.

Une offre packagée en “QuickStart”

Les changements successifs subis par PowerBI ont eu pour effet de perdre un peu les utilisateurs parmi les différentes versions et particulièrement, comme souvent, parmi les options de modes de licences. Les offres qui traitent de l’intelligence d’affaire ont bien souvent deux enjeux principaux. Et je ne parle pas spécifiquement de l’offre de Microsoft mais également de celle de ses concurrents : le prix et la difficulté technique à comprendre et accéder aux données.

Dans ces deux cas, l’offre Challenge PowerBI vous propose d’être accompagné par un spécialiste de l’offre technique suivant un financement potentiellement pris en charge par Microsoft. Tout l’intérêt de l’offre repose sur l’aspect rapide et simple du démarrage. En intelligence d’affaire comme dans la plupart des projets techniques, une grosse partie du problème réside dans la manière d’aborder le besoin et surtout le périmètre qui est souvent peu ou mal défini.

Comme dans la plupart des projets, un périmètre trop largement défini ne nous permet pas de livrer rapidement un résultat probant, alors qu’un périmètre trop réduit risque de ne pas représenter l’intérêt de la solution. C’est exactement la démarche par laquelle nous vous proposons de commencer ce Challenge PowerBI, découvrir concrètement votre jeu de données et définir ensemble s’il est adéquat pour les objectifs que vous vous fixez.

Premier écueil… Le prix

S’il est vrai qu’il s’agit d’un reproche souvent fait aux solutions décisionnelles, l’avènement des applications en mode cloud (SaaS) a eu pour conséquence d’abaisser le prix d’entrée de ces solutions. On associe souvent ces solutions aux bases de données telles que Microsoft SQL Server, IBM DB2 ou Oracle car elles stockent vos données. Mais typiquement, même s’il est totalement possible depuis PowerBI de se connecter à vos bases de données Cloud ou Locales, c’est souvent une erreur de périmètre que de se lancer dès le début dans ce type de projet et de voir les coûts et la difficulté technique augmenter rapidement.

Ce que nous avons pour habitude de proposer, c’est de travailler sur un échantillon réalisé à partir d’une extraction de certaines de vos données qui seraient déjà exploitées dans des tableaux de bord ou des tableaux croisés de type Microsoft Excel. Vous seriez étonné du nombre de décisions stratégiques qui se prennent grâce à ces nombreux tableaux croisés dynamiques dispersés dans les entreprises. L’avantage pour nous au travers de cette première étape, c’est de travailler depuis ce fichier Excel sans nécessité d’investir tout de suite dans un abonnement PowerBI Pro. Depuis l’offre PowerBI Gratuite, que vous soyez déjà client ou non de l’offre Office 365, nous aurons alors la possibilité de porter avec vous ce tableau croisé ou ce premier tableau de bord depuis votre fichier Excel individuel vers un tableau de bord Online dans PowerBI. Ce qui présente l’intérêt immédiat de faciliter l’accès et le partage avec vos collègues.

Seul élément parfois bloquant, Excel version 2013 ou ultérieur est un prérequis nécessaire pour faire fonctionner les Power Tools tels que Power Query, Power Pivot etc… ou l’application PowerBI Desktop qui, elle, n’est disponible qu’en version 64bits et qui nécessite donc au moins un système d’exploitation en version 64 bits pour pouvoir être exécuté. Pour éliminer les problèmes éventuels liés à ces prérequis, nos consultants pourront travailler avec vos équipes BI depuis leur poste de travail répondant déjà à tous les besoins.

Effectivement, il existe également une version d’essai de 30 jours pendant laquelle vous pouvez tester PowerBI PRO. Cependant, nous vous recommandons de garder cette option pour, dans un second temps, démontrer la capacité à maintenir les tableaux de bord déjà créés mais cette fois sur la base d’informations extraites directement de vos bases de données.

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Deuxième écueil… La complexité technique

Manipuler des sources de données dans un environnement homogène n’est déjà pas toujours simple. Cela se complique très vite dès que vous naviguez dans des systèmes réels et donc bien souvent hétérogènes.

Outre des installations techniques parfois complexes, les problématiques de sécurité liées aux systèmes d’authentification représentent la majeure partie des problèmes rencontrés. Il est fréquent de voir des identifications en mode SQL sur une système SQL Server alors que les utilisateurs sont identifiés par leur session Windows. Il est également très fréquent que l’accès aux données, comme dans le cas de SharePoint, soit opéré par un service technique pour le compte d’un utilisateur. Se pose alors le problème typique du double hop pour lequel il nous arrive régulièrement de mettre en place le protocole Kerberos ainsi que la délégation contrainte, si besoin, dans les infrastructures d’authentification pour assurer le transfert d’identité par le service. Cette mise en place n’est pas une opération technique simple et rapide. Elle nécessite souvent une réflexion plus avancée sur les besoins, les options et les impacts de sa mise en place.

Dans notre approche du Challenge PowerBI, nous favorisons, là encore, l’utilisation dans un premier temps d’un fichier Excel permettant de réaliser un échantillon représentatif des données que nous cherchons à présenter. Cela nous permet de rester dans les limites de l’offre Gratuite de PowerBI dans cette première étape. En utilisant Excel, le prototypage est souvent plus simple et plus rapide car c’est un outil que les utilisateurs maitrisent déjà. Ce qui nous permet de livrer rapidement le résultat avec le visuel attendu et permettre ainsi de valider le choix technologique et convaincre ou non à poursuivre dans cette voie.

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Start Small but think big

Cela résume assez bien l’idée de cette offre que vous pouvez d’ores et déjà contracter auprès de nos services. Une offre d’accompagnement potentiellement financée en totalité ou en majeur partie par une subvention de Microsoft, et qui a pour unique but de vous permettre de démarrer l’initiative en vous assurant un résultat certes peut-être réduit dans un premier temps, mais déjà visuellement acceptable dans le contexte de l’échantillon de données sélectionnés. Tout cela sans pour autant engager votre entreprise dans un abonnement ou quelques investissements techniques que ce soit.

En produisant rapidement un résultat, vous serez en mesure de justifier l’intérêt ensuite de produire de nouveaux tableaux de bord. Dans ce cas, vos équipes alors seront probablement déjà en mesure de les réaliser mais il sera également possible de prolonger l’expérience en rendant vos tableaux plus dynamiques en le connectant sur les sources de données directement.

Par ailleurs, PowerBI propose, y compris dans sa version gratuite, un ensemble de connecteurs de données depuis le catalogue et exploite ainsi les informations provenant de multiples applications comme Dynamics CRM, SalesForce, SAP, Azure, etc…

Alors si vous aussi vous êtes prêt à relever le Challenge PowerBI, n’hésitez pas à contacter nos équipes.

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