#SharePoint2016 – Faut-il planifier la mise à jour vers 2016 ?

C’est maintenant un exercice relativement classique lorsqu’une nouvelle version d’un produit comme SharePoint se profile à l’horizon… Faut-il planifier une mise à niveau vers la nouvelle version ? Quelles sont les nouveautés qui pourraient justifier cette mise à niveau ? Est-ce que tout ce qui est actuellement dans mon SharePoint va correctement et relativement « simplement » migrer dans cette nouvelle plateforme ? Comment ne pas perdre mes utilisateurs lors de cette mise à niveau et risquer d’abaisser son niveau d’utilisation là où je peine encore à les convaincre ? Bref… #SharePoint2016 – Planifier la mise à jour vers 2016 ?

Autant de questions et plus encore qui reviennent tel un serpent de mer à chaque cycle produit…

On ne peut malheureusement répondre de manière simple à cette question au risque de la traiter de manière simpliste… Cependant nous ne devons jamais perdre de vue que SharePoint est utilisé pour satisfaire les besoins des utilisateurs et pour eux, la réponse doit rester simple et doit traiter en priorité de la valeur que représentent ces besoins.

Prenons un cas relativement simple sur lequel je vais m’appuyer pour illustrer mon propos final :

Je suis responsable des applications et des infrastructures pour une compagnie qui propose des prestations de service à mes clients. SharePoint Server est déployé en version 2010 pour fournir plusieurs services comme :

  • Un site Internet présentant mes produits dans lequel j’utilise une solution de traduction comme Oceanik® et pour lequel j’ai développé une solution de commerce en ligne.
  • Un portail Extranet qui permet à mes équipes de proposer à leurs clients de venir consulter certains documents, calendriers ou informations sécurisées dans des Sites d’Equipe SharePoint.
  • Un portail Intranet qui permet à mes équipes de collaborer et partager leurs documents dans des Sites d’Equipes ou des librairies de documents et d’archives et dans lequel j’ai développé plusieurs applications comme une solution semblable à un système CRM à l’aide de Microsoft Infopath.

À l’époque où j’ai mis en place SharePoint® 2010, j’ai eu à faire une mise à niveau depuis la version 2007 pour y intégrer la partie Microsoft CMS® que j’utilisais pour assurer la livraison de mon site Internet. Et je me souviens encore très bien que cette mise à jour a été très compliquée et obtenir l’adhésion complète de mes équipes a été laborieux. Particulièrement depuis que certains d’entre eux préfèrent utiliser des services sur Internet comme DropBox® pour partager des fichiers avec leurs clients. Un audit récent nous a démontré que bon nombre de nos documents, pour certains très confidentiels, se trouvaient partagés dans DropBox® dans des versions ultérieures et compromettant nos règles de confidentialité.

Notre site Internet est parfois très difficile à maintenir à jour et ouvrir un nouveau site pour une offre promotionnelle pour notre service marketing nécessite un processus de création et publication trop long pour satisfaire à leur besoin.

Le statut de Microsoft SharePoint en 2016

À quelques mois ou semaines de la disponibilité de la version 2016, il est intéressant de clarifier le statut de SharePoint. Alors ? Plateforme de développement ? ou Service ? La réalité se trouve quelque part entre les deux.  Si SharePoint est particulièrement connu depuis l’origine pour pouvoir être utilisé comme plateforme de développement, c’est également la raison pour laquelle la gestion de SharePoint est plus tristement connue. De mon point de vue, SharePoint préfigure, depuis déjà quelques versions, le modèle « Nuage de service » qu’est devenu Microsoft Azure. Avec l’arrivée de son modèle d’Applications de Services dans sa version 2010, SharePoint s’est positionné comme un bus de données et un centre de service dans le Datacenter en mettant à disposition un Framework permettant de rationaliser les problématiques récurrentes de gestion des identités, du stockage et des bases de données dans les développements. Depuis la version de SharePoint 2007 utilisée pour la première version de BPOS (Business Productivity Online Services), première version d’Office 365, beaucoup de travail a permis à la plateforme de devenir un service en prenant en compte, par exemple, le besoin de gestion des multi-tenants tant dans la gestion que dans les développements.

En 2016, SharePoint existe encore dans de multiples « saveurs » permettant d’adresser de multiples scénarios : SharePoint Server, Foundation, 2010, 2013, etc… pour les environnements self-managed « Platform As A Service » ou SharePoint Online dans Office 365 pour les environnements « Software As A Service ». Tous ces scénarios étant bien souvent exploités ensemble dans des environnements Hybrides.

Une structure immuable ?

La structure initiale de SharePoint, organisée autour de ses listes extensibles sans manipulations de la base de données et l’association de la suite Office, produit star de l’éditeur et très largement utilisée, reste aujourd’hui très prisée. Cependant, cette structure a également valu à SharePoint beaucoup de critiques, particulièrement dues à un modèle de développement de plus en plus restrictif sur ses capacités et changeant à chaque version majeure, une complexité de la gouvernance et un modèle ALM qui alourdit de manière importante celui du Framework .Net. Ces critiques, toutes fondées, sont essentiellement dues au fait que depuis de nombreuses années les développements étaient livrés DANS la plateforme SharePoint. Si depuis 2010, il est déjà possible de consommer les services de SharePoint dans des développements externes à la plateforme, c’est un modèle qui tend désormais à se généraliser. Dans la version 2013, le changement apporté dans ce modèle de développement permet désormais plus simplement de sortir le développement pour en faciliter la gestion et par la même occasion de fiabiliser la plateforme SharePoint elle-même.

Prenons l’exemple de l’application Office 365 Vidéo. Cette application n’est pas une application SharePoint. Néanmoins elle en utilise certaines briques, certains services, pour conserver les informations de métadonnées des fichiers vidéo et les associations du type miniatures. La partie transformation vidéo étant fournie par le service Azure Media Services. Dans cet exemple nous voyons à quel point la couche de présentation de SharePoint a été évitée pour en simplifier la structure.

office365video

Alors pourquoi ne pas imaginer un développement .Net, AngularJS, PHP, Node.js, etc… qui exploiterait le service de stockage de SharePoint pour mon site Web ou même une application de gestion des compétences?

Nous voyons donc ici que cette structure de SharePoint qui nous semblait immuable a déjà commencé à changer.

La transformation est l’essence même d’un produit mais remet-elle pour autant en question la vie de ce produit?

Bien sûr que non !

  • Premièrement, un des multiples avantages de Microsoft est d’offrir un support sur leurs produits sur une durée de 10 ans. Ce qui signifie que mes investissements dans la plateforme sont garantis. Si une nouvelle version de la plateforme est proposée, il est fréquent que les anciennes fonctionnalités soient encore présentes mais peut-être juste cachées pour en permettre la mise à niveau comme par exemple avec le Catalogue de site de SharePoint 2007.
  • Deuxièmement, cette plateforme est au cœur de beaucoup trop d’entreprises. En clair… Elle génère encore beaucoup trop de bénéfices pour cela!

Un produit a toujours une roadmap et souvent, ce qui semble être une disparition est juste une évolution. Alors, tout comme la version 2007 a fortement évolué avec la version 2010 et son architecture de services, le SharePoint que nous connaissons depuis 2001 est probablement en train de disparaître pour évoluer vers un SharePoint un peu différent.

Les nouveautés connues de SharePoint 2016 semblent essentiellement bénéfiques aux administrateurs. A l’heure actuelle, ces améliorations simplifient grandement la connexion et la consommation des services en ligne déjà disponibles dans les plateformes Office 365 et Microsoft Azure. Ce qui me semble totalement logique et inévitable si on garde en perspective l’investissement considerable de Microsoft dans la mise en place de Datacenter et de services dans Azure. Je vois donc SharePoint Server 2016 comme une évolution logique du produit dans ce qu’il fait déjà depuis très longtemps en agrégeant des services. Il devient donc un Trait d’Union essentiel pour assembler les services disponibles qu’ils soient locaux ou dans le cloud depuis Office 365 et Microsoft Azure pour me permettre de bâtir de applications métier.

Ce qui m’amène directement à une inquiétude régulière lors des mises à niveau… La migration du contenu.

Faut-il vraiment migrer le contenu ?

Je pose la question très sérieusement… Faut-il réellement migrer le contenu de mon SharePoint lors de la disponibilité d’une nouvelle version ?

Et si au lieu de migrer, on considérait plutôt l’approche suivante :

  • Je délivre un service dans un site d’équipe SharePoint. Dans ce site j’utilise une solution SharePoint. J’ai une bibliothèque documentaire avec beaucoup de fichiers et plusieurs Métadonnées dont certaines en lookup, qui me permettent des classements par plusieurs vues. J’ai également plusieurs Workflows pour la validation et l’attribution de certaines des métadonnées. Les utilisateurs, même si ils sont toujours en attente de nouvelles fonctionnalités, maîtrisent le modèle du site actuel et le migrer de SharePoint 2010 vers SharePoint 2013 ou 2016 n’apporterait probablement aucune réelle nouveauté au site lui-même.
  • Faire migrer mon site m’obligerait à porter ce contenu vers mon nouveau SharePoint sans apporter de réelles nouveautés mais en risquant de perdre certains utilisateurs et surtout à migrer certains artéfacts SharePoint nécessitant une reprise de code ou de reproduire le workflow dans la nouvelle plateforme.
  • Si plutôt que de migrer, je considère mon site comme la version 1 d’une application répondant à un besoin, et que plutôt que de perdre du temps et de l’énergie, je me concentre sur les nouvelles fonctionnalités manquantes de cette application pour livrer la version 2 dans ma nouvelle plateforme; cette fois, la migration, si elle est nécessaire, pourrait être prise en charge dès le développement de la version 2 et mes utilisateurs verraient une évolution positive à cette migration. C’est vrai, dans ce cas, je considère que je conserve côte à côte mes 2 infrastructures SharePoint, ce qui augmente ma charge d’administration. Mais en même temps je m’élimine ma charge de migration. Et comme j’ai déjà utilisé un script PowerShell pour le déploiement de ma ferme en 2010, je n’ai pas tant d’effort que ça à fournir pour déployer ma nouvelle ferme SharePoint. Je profite également de la possibilité de démarrer cette nouvelle infrastructure dans l’extension de mon Datacenter que j’ai montée dans Microsoft Azure et profiter des services Azure et Office 365 pour les intégrer dans les nouvelles versions de mes applications.
  • L’avantage de cette approche permet de rester concentré sur les nouveautés et l’innovation que peuvent m’apporter les nouvelles versions de la plateforme pour mieux aider mes utilisateurs à servir leurs clients. Comme par exemple l’intégration de Power BI, de OneDrive et de nouveaux services comme le portail vidéo.

Le problème des migrations vient souvent de la frustration des utilisateurs qui, après 4 mois de migration, voient au final la même chose que dans l’ancienne version si ce n’est un nouveau Look&Feel… Mais entendons nous, ce n’est pas sur le Look&Feel de SharePoint que je m’attends à séduire mes utilisateurs :).

Quoi de neuf dans SharePoint 2016 ?

Je vous encourage à visiter mon blog personnel dans lequel je reviens plus en détails sur les principales nouveautés connues et livrées dans la Beta2 de SharePoint 2016 et disponible dès à présent. https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49961

En substance, ce qu’il faut retenir : dans le prolongement des annonces qui ont déjà été faites, les nouveaux développements sont prioritaires sur la plateforme SharePoint Online et Office 365. Il est donc probable de voir apparaitre les principales nouveautés en terme d’usage, en priorité dans Office 365. Cependant plusieurs nouveautés sont déjà connues facilitant l’installation et le contrôle de la plateforme en version Server.

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Ce graphique présenté par Seth Patton sur le blog office nous renseigne sur les principales améliorations à attendre de la version 2016 que, personnellement, je vois encore une fois comme un trait d’union entre les infrastructures que je préfère gérer moi-même ou dans lesquelles je souhaite publier certains développements qui ne seraient pas compatibles avec la version Online de SharePoint. Nous avions déjà vu arriver, dans la version 2013 SP1, la possibilité de créer nos sites d’équipe et les MySites dans Office 365. Dans la version 2016, nous savons d’ores et déjà qu’il sera possible d’utiliser la recherche de Delve sur notre contenu de SharePoint Server. Probablement également la possibilité d’utiliser OWA directement depuis le cloud sans avoir à dédier un serveur pour cela. Les améliorations sont pour beaucoup soumises à la translation de l’identité de vos utilisateurs entre votre AD d’entreprise et Azure Active Directory. Donc beaucoup de l’expérience de vos utilisateurs dépendra de la bonne mise en place de l’Hybride dans vos infrastructures. Ce mode hybride décuple votre capacité à exploiter et intégrer de nouvelles fonctionnalités dans vos applications d’affaires relativement rapidement puisque le problème d’identité et de fédération est déjà réglé. Il vous sera alors aisé d’intégrer les tâches de Planner, les groupes, le portail vidéo, etc… directement dans vos applications.

Le billet de Bill Bear, Product Manager SharePoint Server, permet de vous donner quelques détails (http://blogs.technet.com/b/wbaer/archive/2015/05/12/what-s-new-in-sharepoint-server-2016-installation-and-deployment.aspx) sur lesquels je reviens aussi dans mon blog personnel.

Donc, dans le cas du responsable des applications ?

En qualité de responsable des applications, je dois être pragmatique. Je dois servir mes utilisateurs et les aider à servir convenablement leurs clients.

Microsoft a annoncé depuis déjà quelques mois ne plus supporter la partie WebSite Public. Il est probable que l’équipe de développement Office 365 revienne très bientôt avec une nouvelle offre sur cette demande particulière. Quelque chose me dit que nous devrions en reparler bientôt. Cependant, aujourd’hui, SiteCore ou encore WordPress me semble plus simple tant à maintenir pour mes équipes qu’à manipuler pour mes utilisateurs. Le mode Multisite de WordPress me permet de créer en quelques minutes des nouvelles structures de site pour les demandes des équipes produits et les solutions sont nombreuses sur cette plateforme pour obtenir les statistiques et certaines applications. Quand à la publication, en général, la publication directe depuis mon intranet doit forcément passer par un filtre Marketing ou de mes équipes commerciales pour au moins relire et mettre en forme avant publication. Donc déplacer ce contenu de mon intranet SharePoint vers WordPress n’est pas très compliqué à réaliser au regard de la simplification de l’usage.

Pour la partie extranet, le challenge réside surtout, là encore, dans la capacité à pouvoir rapidement ouvrir mon site SharePoint et son contenu à des utilisateurs externes à ma compagnie. Les sites se trouvant dans une collection de sites SharePoint spécifique de mon SharePoint Online dans Office 365 répondent parfaitement à mon besoin. Grâce à mon identité hybride, je bascule entre mes sites Intranet et extranet de manière totalement transparente et, ces sites se trouvant dans Office 365, je n’ai pas à modifier mon périmètre de sécurité pour laisser des utilisateurs externes les consulter. Office 365 me permet de gérer ces utilisateurs. Depuis SharePoint Server dans sa version 2013 SP1, j’ai désormais la possibilité d’intégrer simplement Office 365. SharePoint 2016 dans sa version Beta 2 propose d’ores et déjà des assistants complémentaires pour mettre en place cette relation pour les MySites et les Team Sites. Grâce à cette configuration, les utilisateurs pourront naviguer entre les sites intranet et extranet de manière transparente, sans leur demander de se ré-identifier.

Pour la partie Intranet, mes utilisateurs connaissent et sont productifs dans la plateforme actuelle. Je préfère me concentrer sur les améliorations et l’innovation que je pourrais intégrer dans une nouvelle version de cette application plutôt que d’envisager la migration complète de la plateforme. Je choisi de déployer SharePoint Server dans des machines virtuelles se trouvant dans mon Datacenter local mais j’utilise des machines virtuelles dans Azure pour planifier mon plan de reprise. Ce qui me permet de réduire l’usage de la bande passante nécessaire sur les contenus les plus largement utilisés par mes utilisateurs internes. En conservant mes 2 plateformes en parallèle, mes utilisateurs pourront naviguer dans leurs sites sans avoir à se ré-identifier. Ils pourront alors consulter directement leurs applications habituelles et ce même si l’une d’elles a été déplacée sur la nouvelle plateforme dans une nouvelle version. Le fait de conserver mes 2 plateformes me permet de ne pas perdre d’énergie à migrer ou re-coder certaines de mes solutions SharePoint ou Workflows.

En conclusion

Cette méthode peut paraître complexe car elle oblige à opérer 2 plateformes SharePoint dans des versions différentes. Mais en envisageant d’utiliser Microsoft Azure pour héberger ma plateforme, je peux alors rationaliser plus finement les ressources et diminuer sensiblement la gestion de ces serveurs en utilisant les runbooks d’Azure Automation pour automatiser un certain nombre des opérations de maintenance. Les prochains mois nous permettront d’en découvrir plus sur les possibilités de SharePoint 2016 et surtout les nouveautés qui seront très bientôt disponibles dans Office 365.

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